Webshop beginnen: Alles wat je moet weten op een rij (incl. checklist)

Je bent van plan een eigen webshop te beginnen? Goed idee! Maar dan moet je wel rekening houden met een aantal dingen. Daarom leggen we hier in detail uit (incl. handige checklist) wat je moet doen om je eigen webshop te beginnen, van het aanmelden bij de Kamer van Koophandel tot je eerste bestelling.

Je weet het zeker, je wilt producten online gaan verkopen en je eigen webshop beginnen. Wellicht heb je er al helemaal over nagedacht, of misschien juist nog helemaal niet. Daarom hebben we deze handige handleiding voor je samengesteld waarin je alles kunt vinden wat betreft het beginnen van je eigen webshop.

Welk product kies je? Welk logistiekmodel is het beste voor jou? Heb je alles juridisch op orde? We bespreken het allemaal in detail!

🎁 Kies een product voor je webshop

De eerste stap van het opzetten van je webshop is natuurlijk: het aanbod. Als je al een product in gedachten hebt, is dat heel erg goed en kun je direct overgaan tot een marktonderzoek. Maar als je hier nog niet zeker van bent, dan helpen we je hier bij het vinden van het perfecte product voor jou.

Stap 1. Waar ligt de uitdaging?

Voordat je begint met nadenken over het daadwerkelijke product, is het goed om eerst de uitdaging of het 'probleem' vast te stellen.

Als je eerst een duidelijke uitdaging vaststelt, kun je dit concreet gaan oplossen voor de klant. De perfecte formule voor een webshop is namelijk het oplossen van een 'probleem'. Het probleem of de uitdaging is immers in veel gevallen waar mensen in bijvoorbeeld zoekmachines naar zoeken.

Begin met jezelf de vraag te stellen:

• Waar loop je zelf tegenaan op jouw interessegebied?

• Wat mis je nog op de markt?

• Welke uitdagingen kom je tegen?

Houd echter wel in gedachten hoe groot het probleem is en of de eventuele oplossing haalbaar is.

Stap 2. Wat is de oplossing voor de uitdaging?

Nu je het probleem hebt vastgesteld, moet daar natuurlijk een oplossing voor komen. Deze oplossing is de uiteindelijke meerwaarde die je biedt aan de klant.

Bedenk je wel dat je constant met deze oplossing bezig zult zijn. Het product of dienst dat je hier aan linkt, gaat centraal staan in je bedrijf. Zorg er dus voor dat je interesse hebt voor de branche waarin je terecht zult komen.

De klant zal ervan uitgaan dat je veel kennis hebt van het product en je zult op de hoogte moeten blijven van de huidige ontwikkelingen. Als het product je persoonlijke interesse wekt, zul je zien dat je veel plezier zult hebben op de lange termijn en zal je de klant oprecht goed kunnen helpen.

Kijk ook naar wat de concurrentie als oplossing biedt van de uitdaging van stap 1. Zet jezelf als een kenner op de markt en onderscheid je tussen het andere aanbod (verderop lees je meer over concurrenten).

Denk ook alvast aan de toekomst (logistiek, financiering, etc.) en bedenk je of het product haalbaar is. Als je bijvoorbeeld besluit om caravans of woonwagens te verkopen, dan heb je daar veel ruimte en investeringsgeld voor nodig. Maar kantoorartikelen of bedrukte kleding hebben minder ruimte nodig en een andere financiering.

Doe een uitgebreide brainstorm en verzamel alle mogelijkheden.

Stap 3. Kies een product

Als je verschillende producten hebt verzameld, kies je een product of productcategorie waarmee je het probleem op kunt lossen.

Nu heb je de basis van je webshop vastgezet en kun je vanuit daar verder gaan werken.

🕵️ Doe marktonderzoek

Je hebt een product gekozen en weet in welke markt je actief zult zijn. Om jezelf te kunnen positioneren, heb je kennis nodig van de markt. Daarom geven we je hier 4 tips hoe je een goed marktonderzoek doet.

1. Wat gebeurt er in de branche?

Het eerste waar je naar wilt gaan kijken is de branche in het algemeen. Probeer de volgende vragen te beantwoorden:

• Wat zijn de trends en ontwikkelingen?

• Wat is de gemiddelde omzet?

• Wie zijn de grootste/belangrijkste spelers?

Probeer dit op een rij te zetten en maak duidelijk voor jezelf hoe de markt er precies uitziet. Dit geeft je een goed beeld van hoe de branche in het verleden was en waar het in de toekomst naartoe kan gaan. Zo kun je je bijvoorbeeld voorbereiden op ontwikkelingen die gaande zijn. 

2. Wie is je doelgroep?

Nadat je hebt onderzocht hoe de markt in elkaar zit, is het tijd om naar de consument te kijken. Als je weet wie je klanten zullen zijn, zal je gerichter marketing kunnen uitvoeren.

• Hoe oud is een gemiddelde klant in de branche?

• Waarom hebben ze het product of de dienst nodig?

• Hoe gedraagt hij/zij zich?

• Wat is zijn gemiddelde inkomen en wat voor levensstijl past bij hem?

• Hoe kun je hen bereiken? (Facebook, LinkedIn, Twitter, Google, etc.)

• Waar woont de gemiddelde klant?

Met deze informatie kun je een eerste persona opbouwen. Na verloop van tijd kun je nagaan of de gegevens die je hebt verzameld nog kloppen.

Als je om de zoveel tijd de persona nakijkt, wordt je doelgroep specifieker en meer gericht op jouw onderneming. Dit zal je helpen om meer conversies te genereren en de gemiddelde orderwaarde te verhogen.

3. Wat doet de concurrentie?

Om jezelf te kunnen positioneren in de markt, moet je weten wat de concurrentie doet.

Een concurrentieanalyse bevat informatie over wat jij en je directe concurrenten aanbieden. Verzamel daarom zoveel mogelijk informatie over je concurrentie.

Beschrijf wat voor soort concurrenten het zijn (landelijk, lokaal, grootschalig, kleinschalig, lagere prijs, hogere prijs). Hoe gaan ze te werk en wat bieden ze aan hun (potentiële) klanten? Hebben ze bijvoorbeeld een blog of een andere manier van het geven van informatie?

Als je deze informatie verzameld kom je te weten wat er nodig is om opgemerkt te worden in jouw branche.

4. Doe een SWOT-analyse

Een SWOT-analyse is niet gericht op de markt, maar meer op de interne potentie van je bedrijf.

SWOT staat voor Strengths, Weaknesses, Opportunities en Threats. Met deze analyse zet je dus je sterktes, zwaktes, kansen en bedreigingen op papier. Dit geeft je een goed overzicht van de potentie van je nieuwe onderneming.

Schrijf voor elk onderdeel minstens 3 punten op die voor jouw bedrijf van toepassing zijn.

Rabobank heeft een handige checklist gemaakt voor het doen van een SWOT-analyse. 

🏷️ Kies een (domein)naam voor je webshop

Je hebt een product gekozen en kent de markt goed, door het onderzoek dat je gedaan hebt. Het wordt nu tijd om een naam en domein- en bedrijfsnaam te kiezen voor je bedrijf!

Bedrijfsnaam kiezen

Een bedrijfsnaam moet herkenbaar zijn, het moet blijven hangen en het maakt direct duidelijk wat je te bieden hebt. Er zijn echter wel een aantal regels waar je je aan moet houden:

• Geef geen verkeerde indruk

• Gebruik geen bedrijfsnamen die al bestaan

• Voorkom verwarring met bestaande bedrijfsnamen

Zoek naar een originele naam die voor zichzelf spreekt.

Als je een bedrijfsnaam hebt gevonden, check dan in het handelsregister van de Kamer van Koophandel (of voor België de zoekfunctie van de Kruispuntbank van Ondernemingen) of hij nog vrij is.

Heb je internationale plannen? Bedenk dan of je de naam ook in het buitenland kunt gebruiken.

Domeinnaam kiezen

En nu een domeinnaam. Je domeinnaam is de URL/link van je webshop, het is belangrijk om deze kort en krachtig te houden.

Het beste is om je bedrijfsnaam ook als domeinnaam te gebruiken. Zo weet een bezoeker van je webshop direct dat ze op de juiste plek zijn.

Ook het domein moet je checken op beschikbaarheid, dat kun je doen bij de Stichting Internet Domeinregistratie Nederland (SIDN), dit zijn wel alleen ‘.nl’ domeinen. Als je een ‘.com’ domein wilt, kun je hier de beschikbaarheid checken.

Het gebruiken van woordspelingen is erg verleidelijk, maar werkt voor een domeinnaam vaak niet goed. Het kan verwarring veroorzaken en dat is wat je juist niet wilt.

Domeinnaam en SEO

Je weet waarschijnlijk wel dat SEO ervoor zorgt dat je makkelijker gevonden wordt in zoekmachines zoals Google. SEO begint al bij de naam van je domein, hier moet je dus goed over nadenken.

Het optimaliseren van je website voor zoekmachines betekent dat je met verschillende factoren de kans vergroot dat bezoekers op je website terechtkomen via Google, Bing en andere zoekmachines.

🚚 Welk logistiekmodel ga je gebruiken?

Je hebt een product, je kent de markt en hebt een naam, maar hoe ga je eigenlijk te werk? Om een webshop te beginnen moeten je producten ergens vandaan komen. Er zijn hier verschillende modellen voor, dit zijn drie mogelijke vormen die je zou kunnen gebruiken:

• Dropshipping

• Just-In-Time (JIT)

• Fulfillment 

Dropshipping

Dropshipping is een vorm van e-commerce, waarbij webwinkeliers producten in hun webwinkel aanbieden die ze zelf niet op voorraad hebben. De producten zijn ook niet jouw eigendom, je verkoopt dus eigenlijk producten van een ander. Je ontvangt een commissie voor de producten die je hebt verkocht in je webshop.

Deze methode is vooral voor kleinere webshops erg handig. Je hebt zo zelf geen opslag nodig en kan alles vanuit huis doen!

Het voordeel is dus dat je niet hoeft te investeren in een (grote) opslag ruimte.

Een nadeel van dropshipping is echter dat je niet de volledige controle hebt over het proces. Je bent namelijk afhankelijk van de groothandel. Als er daar problemen ontstaan, dan kun jij daar niets aan doen maar heeft dat wel gevolgen voor de klant.

Just-In-time (JIT)

De just-in-time (JIT) manier van logistiek betekent dat de producten pas worden besteld als de klant het nodig heeft. Deze vorm van logistiek heeft meestal een langere levertijd, maar dit zorgt er wel weer voor dat je (net als bij Dropshipping) geen eigen opslag nodig hebt.

Als je deze levermethode gebruikt moet je goed aangeven op je website dat de levering langer kan duren. De JIT methode is ontworpen om de kosten zo laag mogelijk te houden, producten worden namelijk alleen maar gemaakt als het daadwerkelijk nodig is.

Fulfillment

Fulfillment lijkt wel een beetje op dropshipping, ook hier worden namelijk de meeste processen uitbesteed.

Wat bij fulfillment echter anders is, is dat de producten echt van jou zijn. Bij dropshipping zijn de goederen nog eigendom van de groothandel.

Deze logistieke strategie heeft als voordeel dat je dus alles zelf in handen hebt en je meer tijd hebt om je op andere dingen te concentreren, de investeringskosten liggen echter wel hoger.

✒️ Schrijf je webshop in bij de Kamer van Koophandel/een ondernemingsloket

Iedereen in Nederland kent waarschijnlijk de Kamer van Koophandel wel. Dit is de overheidsinstantie waar elk bedrijf, die in Nederland actief is, staat ingeschreven. In België heb je de Kruispuntbank van Ondernemingen. 

Het is vereist om je bedrijf bij de KvK of KBO in te schrijven als je van plan bent goederen of diensten aan te bieden met een winstoogmerk.

Inschrijven bij de KvK gaat in 3 stappen:

• Stap 1. Bereid je inschrijving voor
• Stap 2. Maka een afspraak
• Stap 3. Voltooi je inschrijving 

Stap 1: Bereid je inschrijving voor

De eerste stap om je bedrijf in te laten schrijven bij de KvK is de voorbereiding. Om een aanmelding te kunnen doen, heb je het volgende nodig:

1. Een bedrijfsnaam

2. Een rechtsvorm

In het 3^e hoofdstuk heb je als het goed is al een bedrijfsnaam gekozen.

Maar naast je bedrijfsnaam moet je ook weten welke rechtsvorm je gaat toepassen.

Een rechtsvorm is de juridische vorm van je bedrijf, met zo’n vorm stel je de aansprakelijkheid voor schulden en belastingplichten vast.

De KvK legt hier heel goed uit hoe je het beste een rechtsvorm kiest. 

Stap 2: Maak een afspraak

Om je registratie te voltooien moet je in ieder geval één keer langsgaan bij de KvK om je te legitimeren.

Dit kun je doen door een week vóór of een week na de start van je bedrijfsactiviteiten een afspraak te maken op een van de KvK vestigingen. Het is nodig dat je hiervoor persoonlijk aanwezig bent en je een legitimatie bij je hebt.

Het is ook mogelijk om eerder een afspraak te maken, dan kun je op dat moment aangeven wanneer je daadwerkelijk gaat beginnen met het verwerken van bestellingen. Je hoeft  dan niet opnieuw op afspraak te komen.

Stap 3: Voltooi je inschrijving

Het laatste wat dan nog nodig is het afronden van de inschrijving. Je laten inschrijven bij de KvK kost € 51,30. De KBO is wat duurder, namelijk € 90,50 euro per vestigingseenheid.

De KvK zorgt er dan ook voor dat de Belastingdienst op de hoogte is, je krijgt dan ook een btw-nummer toegewezen.

Voor Belgische ondernemers kost dit extra nog een extra stap: je moet je btw-nummer namelijk zelf aanvragen, of beter gezegd activeren. Meer informatie hierover staat op Belgium.be, maar je kunt ook op Google veel bedrijven vinden die je hierbij helpen, voor een kleine bijdrage (ongeveer € 60,-). 

⚖️ Wettelijke verplichtingen

Je bedrijf is nu officieel gestart, gefeliciteerd! Maar we zijn er nog niet helemaal.

Als webwinkelier heb je te maken met veel verschillende zaken zoals marketing, inkoop en website-optimalisatie. Een thema waar je minder over hoort maar je waar je ook rekening mee moet houden, zijn de wettelijke verplichtingen.

Je hoort niet veel over de juridische kant van het hebben van een webshop. Als je hier echter niet aan voldoet, kun je een boete krijgen of zal in het ergste geval zelfs sluiting van de webshop volgen.

Het is heel normaal dat je als webwinkelier (nog) niet veel weet over dit onderwerp, maar je wilt natuurlijk wel voldoen aan alle regels.

Daarom legt onze jurist Rhode (rechts) uit welke 5 documenten je moet hebben voor een goede basis van je webshop.

1. Colofon

Het eerste essentiële document is een colofon (of de bedrijfsgegevens). Om transparant te zijn en het vertrouwen te vergroten bij de klant, is het verplicht (én conversie stimulerend) om een colofon te hebben.

Met een colofon voldoe je aan de informatieverplichtingen, klanten hebben immers het recht om te weten met wie ze zaken doen.

In artikel 3:15d BW staat precies wat je moet noemen. Wat er tenminste in het colofon moet staan is je bedrijfsnaam, vestigingsadres, e-mailadres en/of telefoonnummer en KVK-nummer.

2. Privacy- en cookieverklaring

Naast de bedrijfsinformatie, moeten je klanten ook kunnen lezen wat er met hun persoonsgegevens gebeurt. Hiervoor heb je een privacy- en cookieverklaring nodig.

Als je een webshop hebt, verzamel je persoonsgegevens die ook worden verwerkt. Zo heb je bijvoorbeeld naam- en adresgegevens nodig om bestellingen te kunnen afleveren. Als je dit soort gegevens verzamelt, ben je wettelijk verplicht om klanten en websitebezoekers hierover te informeren. Dit doe je met een privacyverklaring.

Als je ook gebruik maakt van cookies moet je bezoekers laten weten dat je hier gebruik van maakt.

Cookies zijn tracking codes die geïntegreerd zijn op je website. Deze kun je bijvoorbeeld gebruiken voor Google Analytics- of voor Social Media-advertenties. Met een cookieverklaring (hoofdstuk in de privacyverklaring) kun je bezoekers hiervan op de hoogte stellen.

3. Algemene voorwaarden

Als je een webshop hebt, moet je voldoen aan een aantal wettelijke regels. De meeste van die regels kun je vastleggen in de algemene voorwaarden van je webshop.

Omdat de regels met betrekking tot koop en verkoop in de wet staan, is het niet verplicht om het nog eens te vermelden in de algemene voorwaarden.

Toch adviseren wij zo veel mogelijk van de wettelijke regels te vermelden, omdat dit vertrouwen en zekerheid uitstraalt. Dit zorgt uiteindelijk voor een zekerder gevoel bij de klant.

Vermeld in de algemene voorwaarden daarom bijvoorbeeld de gemiddelde levertijd, de betaalmogelijkheden, uitzonderingen op het herroepingsrecht en regels op het gebied van wettelijke garantie.

4. Herroepingsrecht

Als klant kun je bij een fysieke winkel langsgaan om het product eens goed van dichtbij te bekijken. Online is dit echter niet mogelijk. Daarom heb je een goed retourproces nodig, ook wel het herroepingsrecht of ontbindingsformulier genoemd.

Bij online aankopen hebben consumenten wettelijk recht op een bedenktijd van 14 dagen. Zorg ervoor dat de bezoeker weet waar hij aan toe is voordat ze bestellen, en vermeld het duidelijk op je website.

Daarbij hoort het verplichte ‘formulier ontbinding koop’. Wanneer je geen formulier meestuurt, loop je het risico dat de klant het artikel zelfs een jaar later nog kan retourneren.

5. Verwerkersovereenkomst

Als je persoonsgegevens verzameld van klanten en deze deelt met een andere partij (bijv. Mollie om de betalingen te verwerken of met Trusted Shops voor het versturen van Review Requests) moet je ALTIJD duidelijke afspraken maken met de betreffende partij.

Deze afspraken moeten worden vastgelegd in een verwerkingsovereenkomst. Dit is een verplicht document waar de autoriteit persoonsgegevens om kan vragen.

🔄 Kortom

Zorg dat je alle administratie en voorbereidende stappen op een rij hebt. Het starten van een eigen webshop is dan een geweldig idee.

De onderwerpen die we hebben besproken zijn:

• Kies een product

• Doe marktonderzoek

• Kies een (domein)naam

• Welk logistiek model ga je gebruiken?

• Schrijf je in bij de KvK

• Wettelijke verplichtingen