Wettelijke verplichtingen voor webshops - Welke documenten heb je precies nodig?

Als webwinkelier heb je te maken met veel verschillende zaken zoals marketing, inkoop en websiteoptimalisatie. Een thema waar je minder over hoort, maar waar je ook rekening mee moet houden, zijn de wettelijke verplichtingen.

Je hoort niet veel over de juridische kant van het hebben van een webshop. Als je hier echter niet aan voldoet, kun je een boete krijgen of zal in het ergste geval zelfs sluiting van de webshop volgen.

Het is heel normaal dat je als webwinkelier (nog) niet veel weet over dit onderwerp, maar je wilt natuurlijk wel voldoen aan alle regels.

Daarom leggen we je uit welke documenten je moet hebben voor een goede basis van je webshop.

Colofon

Het eerste essentiële document is een colofon (of de bedrijfsgegevens). Om transparant te zijn en het vertrouwen te vergroten bij de klant, is het verplicht (én conversie stimulerend) om een colofon te hebben.

Met een colofon voldoe je aan de informatieverplichtingen, klanten hebben immers het recht om te weten met wie ze zaken doen.

In artikel 3:15d BW en artikel 6:230m BW staat precies wat je moet noemen.

Zo ben je verplicht om de volgende gegevens te vermelden:

• Bedrijfsnaam

• Vestigingsadres,

• E-mailadres en/of telefoonnummer

• KVK-nummer vermelden

• BTW-identificatienummer

Het laatste punt heeft nog een uitzondering:

Zelfstandigen met een webwinkel hoeven hun btw-identificatienummer niet te vermelden op hun website.

Het BSN is onderdeel van het btw-identificatienummer. Daarmee wordt het BSN van zelfstandigen openbaar bekend als het op je website staat. Dat maakt je kwetsbaar voor kwaadwillenden die misbruik willen maken van het BSN om identiteitsfraude te plegen.

De informatie moet gemakkelijk, rechtstreeks en permanent toegankelijk zijn, een duidelijke link in de footer is bijvoorbeeld een goede optie hiervoor.

De ACM adviseert in ieder geval om je e-mail, telefoonnummer, NAW-, KvK- en btw-gegevens bovenaan iedere pagina van je website te plaatsen en ook op de pagina’s van de winkelmand of onder een kopje ‘Contact’ of ‘Over ons’ op iedere pagina van de website.

Privacy- en cookieverklaring

Naast de bedrijfsinformatie, moeten je klanten ook kunnen lezen wat er met hun persoonsgegevens gebeurt. Hiervoor heb je een privacy- en cookieverklaring nodig.

Als je een webshop hebt, verzamel je persoonsgegevens die ook worden verwerkt. Zo heb je bijvoorbeeld naam- en adresgegevens nodig om bestellingen te kunnen afleveren.

Als je dit soort gegevens verzamelt, ben je wettelijk verplicht om klanten en websitebezoekers hierover te informeren. Dit doe je met een privacyverklaring.

In de privacyverklaring kunnen de websitebezoekers nalezen wat je doet met de persoonsgegevens en waarom, rn hoe je deze beveiligd, wie er toegang tot heeft en hoe zij hun rechten (inzage, correctie en verwijdering) kunnen uitoefenen.

De AVG eist dat de privacyverklaring duidelijk en begrijpelijk is. het moet gaan om eenvoudige en dagelijkse taal, in een overzichtelijke structuur met weinig complexe termen.

Als je ook gebruik maakt van cookies, moet je bezoekers laten weten dat je hier gebruik van maakt.

Cookies zijn tracking codes die geïntegreerd zijn op je website. Deze kun je bijvoorbeeld gebruiken voor Google Analytics of voor Social Media advertenties. Met een cookieverklaring (hoofdstuk in de privacyverklaring) kun je bezoekers hiervan op de hoogte stellen.

Dit kun je als apart document opstellen of als een hoofdstuk in je privacyverklaring opnemen. Er wordt onderscheid gemaakt in functionele, analytische en andere cookies.

Functionele cookies

Functionele cookies zorgen er voor dat je webshop goed functioneert. Denk hierbij aan het laten functioneren van de webwinkelwagentjes of detecteren van de taalkeuzes. Voor het plaatsen van functionele cookies hoef je geen toestemming te vragen aan de websitebezoeker

Analytische cookies mogen beperkt

Analytische cookies helpen je website te verbeteren. Zolang de analytische cookie weinig gevolgen hebben voor de privacy van bezoekers hoef je niet vooraf toestemming te vragen aan de bezoeker.

Voor alle andere cookies heb je vooraf toestemming nodig van de bezoeker. Een goed voorbeeld hiervan zijn trackingcookies.

Trackingcookies

Een tracking cookie is een cookie, die wordt geplaatst om een bezoeker te identificeren op één of meerdere websites, de Facebook pixel is hier een voorbeeld van.

Hiermee kun je data verzamelen van de bezoekers en profielen bouwen, deze profielen kun je dan gebruiken voor gepersonaliseerde advertenties. Voor het plaatsen van andere cookies (zoals tracking cookies) moet je de bezoekers toestemming vragen voordat je deze cookies plaatst.

Dus wanneer je een webshop exploiteert dien je de bezoekers te informeren over de verwerking van de persoonsgegevens en het plaatsen van cookies. Dit doe je het beste via een privacy- en cookieverklaring.