Een smart working-gids: werk effectief vanuit huis

Sinds 2020 is het opeens heel normaal om thuis te werken. Thuiswerken kan de focus en productiviteit helpen verbeteren. In dit artikel willen we je enkele handige tips laten zien om jezelf optimaal te organiseren om thuis te werken.

📷 titelafbeelding: Shutterstock/Creative Lab

In een werkende wereld die steeds flexibeler en digitaler wordt, speelt smart working een belangrijke rol in het leven van velen van ons.

Thuiswerken is voor sommigen normaal, voor anderen een onvermijdelijke en plotselinge oplossing vanwege de coronaviruspandemie.

Op de een of andere manier is thuiswerken een geweldige mogelijkheid, volledig aanpasbaar aan jouw behoeften en wensen. Velen geloven dat thuiswerken zelfs winstgevender kan zijn dan een dag op kantoor.

Het bereiken van dit productiviteitsniveau vereist echter een zekere mate van zelfdiscipline, organisatie en transparantie.

Eerste deel: indeling en uitrusting

Voor effectief smart working is het essentieel om voor aanvang na te denken over waar en hoe.

1. De juiste plek

Het eerste belangrijke punt bij thuiswerken is het vinden van de juiste plek in je huis. De omgeving waarin je kiest te werken is de sleutel tot productiviteit en daarom moet de keuze zorgvuldig gemaakt worden.

Het beste is natuurlijk om een eigen kamer te hebben waar je je kunt terugtrekken door de deuren achter je dicht te doen, maar niet iedereen heeft een kamer om als studeerkamer te gebruiken. Als dat het geval is, kies dan een plek in je huis die dat wel is:

• Rustig, met weinig verkeer overdag
• Dicht bij de internetrouter voor een snelle verbinding
• In de nabijheid van een bron van natuurlijk licht

Indien mogelijk, kies een plaats dicht bij een raam. Natuurlijk licht is belangrijk voor de productiviteit en de motivatie, om positiviteit te stimuleren en stress te verminderen, en het zorgt ervoor dat we ons alerter voelen. Een raam kan een bron van inspiratie zijn.

Vermijd een raam achter je, vanwege hinderlijke reflecties op het beeldscherm, maar vermijd ook een raam voor je: het helderheidscontrast tussen de buitenomgeving en het beeldscherm kan je hoofdpijn bezorgen. Idealiter staat je werkplek naast het raam.

Kies liever een kamer met uitzicht op de tuin of een rustige straat dan een in de buurt van een drukke straat om afleiding en verkeerslawaai te vermijden.

Tenslotte maakt het niet uit hoeveel ruimte je hebt.

2. Kies comfortabele meubels

Een eenvoudige tafel of keukenstoel zijn niet geschikt. Een juiste houding is belangrijk om rugproblemen en hoofdpijn te voorkomen, die ons in ons werk kunnen afremmen.

Beknibbel niet op meubilair voor je smart work-plek, lees beoordelingen van klanten voor je koopt (want dit zijn geen goedkope aankopen).

Het beste is als je stoel armleuningen heeft. De hoogte en de stijfheid van de rugleuning moeten aanpasbaar zijn om de wervelkolom perfect te ondersteunen.

Evenzo moet het bureau in hoogte versteld kunnen worden. Eventueel zo ver dat je staand kunt werken (als alternatief kun je een sta-bureau gebruiken).

Tenslotte kan een voet- en polssteun de spanning in de heupen en schouders helpen verlichten.

3. Technologische uitrusting

In het ideale geval geeft het bedrijf waarvoor je werkt je alle hulpmiddelen die je nodig hebt om je werk te doen (laptop, telefoon, koptelefoon, enz.). Zo kun je gemakkelijk toegang krijgen tot de server waar alle bestanden, contacten, relevante informatie enz. opgeslagen zijn.

Vooral een laptop heeft het voordeel dat hij rondgedragen kan worden, waardoor je ook vaak van houding kunt veranderen (over een juiste houding hebben we het later): je kunt een tijdje comfortabel op de bank zitten, van de zon genieten op het balkon of in de tuin.

Overweeg een draadloze muis en toetsenbord. Als je werkomgeving lawaaierig is, is een ruisonderdrukkende hoofdtelefoon een must. Als je aan virtuele vergaderingen moet deelnemen heb je ook een goede microfoon nodig.

Afhankelijk van het soort werk dat je doet, heb je misschien ook een printer en scanner nodig, bijvoorbeeld om documenten naar de cloud te uploaden en ze met je team te delen.

Tenslotte is een natuurlijke lichtbron de ideale oplossing, maar een lamp mag niet ontbreken. Deskundigen bevelen een lamp tussen 400 en 600 lux aan. 1 Lux staat gelijk aan 1 lumen/m². Sommige bieden de mogelijkheid het licht aan te passen aan je activiteit (concentratie, studie, ontspanning, enzovoort).

Tweede deel: werkorganisatie en communicatie met het team

Nu je de juiste locatie gevonden hebt en al het materiaal hebt dat je nodig hebt om slim te werken, is het tijd om het te hebben over de dagelijkse organisatie van taken en hoe je met je team kunt communiceren.

1. Hoe organiseer je je dagen

De eerste stap is het organiseren van een wekelijks werkplan: welke doelen wil je vóór het weekend bereikt hebben? Door ze zwart op wit te zetten, kun je gemakkelijker prioriteiten stellen voor je taken en eventuele deadlines.

De tweede stap is het werk dag voor dag te verdelen. Nog beter is het om van tevoren vast te stellen hoeveel tijd je aan elke afzonderlijke taak kunt besteden.

2. Hoe te communiceren met je team

Een van de grootste voordelen van smart working is dat je met volledige autonomie je werktijden (min of meer) kunt bepalen. Niettemin is het belangrijk ervoor te zorgen dat communicatie met het team mogelijk is.

Voor veel bedrijven is communicatie met je team een belangrijk en noodzakelijk deel van de werkstroom. Bij thuiswerk is de communicatiesituatie totaal anders dan op een gewone werkdag op kantoor: als je een vraag of een mededeling hebt, kun je niet zomaar naar je collega gaan en je hebt ook niet de gelegenheid om elkaar toevallig in de keuken te ontmoeten.

Opdat je team weet wanneer ze contact met je moeten opnemen (en omgekeerd) stel je een werktijd vast en deel je die mee aan hen of aan iedereen die contact met je zou moeten opnemen.

Thuiswerken vereist transparantie en vertrouwen, zowel van de kant van de werknemer als van de kant van de werkgever: houd je aan je rooster, neem deel aan videogesprekken, beantwoord e‑mails en berichten.

Derde deel: doelen bereiken en werken zonder afleiding

Thuiswerken is inderdaad een geweldige gelegenheid om je te concentreren: er zijn geen vergaderingen, geen collega's die je iets vragen, je kunt je e‑mailprogramma sluiten en je helemaal aan je taak wijden.

Maar zelfs de huiselijke omgeving is niet vrij van afleiding. Om de verleiding te weerstaan om op bed te gaan liggen, de wasmachine uit te hangen, enzovoort let je op de volgende punten.

1. Hoe effectief te werken

Eerst en vooral moet je ervoor zorgen dat je alles wat je voor je werk nodig hebt bij de hand hebt; om de 5 minuten opstaan werkt averechts en breekt je concentratie.

Aan het begin van de dag moet je vastgesteld hebben welke taken en doelen je vandaag wilt bereiken. Natuurlijk kunnen er complicaties optreden die tot terechte vertragingen in het werk leiden, maar het hebben van een to-do-lijst stelt je in staat efficiënter te werken.

Een timer is in dit geval een handig hulpmiddel, niet alleen om je aan je planning en verdeling van taken voor de dag te houden, maar ook om 15 minuten, 1 of 2 uur geconcentreerd aan een bepaalde taak te werken.

De lopende klok weerhoudt je ervan je mobiele telefoon te controleren, je e‑mails, enzovoort.

Gedraag je ten slotte precies alsof je op je werk bent: blijf niet in je pyjama zitten, begin en eindig je werk op dezelfde tijd, neem pauzes volgens een vast schema. Dit bevordert niet alleen de concentratie, maar maakt het ook gemakkelijker voor je collega's om te weten of en wanneer ze contact met je kunnen opnemen.

2. Hoe te werken zonder afleiding

Misschien wel de grootste bron van afleiding, vooral als de baas niet kijkt, is de mobiele telefoon. Verminder de verleiding om naar sociale meldingen, berichten, enzovoort te kijken door het toestel op stil te zetten, of nog beter, door het in een andere kamer te laten liggen.

Tenzij je alleen woont, komt de op één na grootste afleiding van je partner, kinderen, huisgenoten, noem maar op. Het is belangrijk om aan de mensen bij wie je woont mee te delen dat je, hoewel je fysiek thuis bent, werkt en dat ze je werktijden zullen moeten respecteren.

Ten slotte: werk alleen op een werkplek. Liggend op de bank werken is af te raden, niet alleen vanwege de problemen die in de rug kunnen ontstaan, maar ook vanwege de 'bureau-werk'-associatie.

Vierde deel: mentaal en fysiek welzijn

De hele dag zitten, het huis niet uit kunnen, moeten verblijven op een plaats waar privé en professioneel samengaan: al deze factoren hebben een gevolg voor onze geestelijke en lichamelijke toestand.

Vooral in tijden als deze, waarin de lockdown ons dwingt thuis te werken, is het belangrijk om maatregelen te nemen om je gezondheid te beschermen.

1. Juiste houding

Meerdere uren per dag zittend werken kan tot rugpijn leiden. Daarom is het eerste waar je op moet letten bij thuiswerken een juiste lichaamshouding:

Bron: Shutterstock/elenabsl

Werk afwisselend zittend en staand. Zorg ervoor dat de bovenkant van het scherm zich op ooghoogte bevindt en dat de monitor 35° gekanteld is.

Om je tijdens het zitten in beweging te houden, kun je een gymnastiekbal en/of een mini-hometrainer (zo'n ding met alleen trappers) gebruiken.

Vergeet niet naar je lichaam te luisteren. Onze biologische klok kan ons vertellen wanneer het tijd is om te stoppen en een pauze te nemen om ons lichaam en onze geest op te frissen.

Eet een gezonde snack, ga naar buiten op het balkon of in de tuin, doe een power-nap van 20 minuten, yoga, sport enzovoort. Lichamelijk welzijn is erg belangrijk voor geestelijk welzijn.

Lucht het regelmatig om een goede hoeveelheid zuurstof binnen te laten en let op de vochtigheid, die tussen 40% en 60% moet liggen. Tenslotte desinfecteer je je toetsenbord en muis regelmatig.

2. Hoe privé en werk te scheiden

Vaak heb je bij thuiswerk meer kans om meer te werken, omdat je geneigd bent te werken naar je energiebronnen in plaats van je aan een tijdschema te houden.

Normaal houdt de werkdag op wanneer je het kantoor verlaat, maar thuis heb je dat niet (tenzij je een speciale werkkamer hebt natuurlijk). Om jezelf niet te overladen met werk en voor je eigen geestelijk welzijn, moet je een ander soort signaal vinden dat definitief het einde van de werkdag aangeeft, een ritueel dat de grens tussen werk en privé-leven markeert.

Sluit je laptop, zet een kopje thee voor jezelf, doe wat huishoudelijk werk, ontspan op de bank: doe iets om je mentale toestand 'uit' te zetten.

Vijfde deel: 3 tools die je nodig hebt

Tenslotte zijn er enkele handige hulpmiddelen om slim werken plezierig en efficiënt te maken.

De software die we hier noemen, hebben allemaal een gratis versie.

1. Organisatie

Het is belangrijk je werk goed te organiseren, vooral als je met een team werkt. Daarom heb je een tool nodig om overzicht te houden van het werk.

Trello

• Basis: Gratis
• Upgrade v.a.: $ 5 (USD) gebruiker/maand

Een plek waar je je werk goed kan organiseren is bijvoorbeeld Trello. 

Trello is een ticket-software voor privé- of bedrijfsgebruik. Het is vergelijkbaar met een schoolbord met post-it briefjes die naar de kolommen 'te doen', 'doen', 'gedaan', etc. verplaatst kunnen worden, maar dan digitaal.

Op elke post-it staat wie de verantwoordelijke is. In elke post-it heb je de mogelijkheid om opmerkingen, bijlagen en deadlines in te voegen.

Trello is een geweldig hulpmiddel om de voortgang van een bedrijf (persoonlijk of team) in de gaten te houden terwijl je thuis werkt.

De gratis versie heeft vrij weinig beperkingen, wat het een ideale tool maakt.

Teamwork

• Basis: Gratis
• Upgrade v.a.: € 5,99 gebruiker/maand

Met Teamwork kun je ook projecten beheren tussen jou en je team. Je kunt daarbij projecten verdelen in verschillende tasks en een eigenaar van de task instellen, of meerdere mensen eraan toevoegen.

De tasks zijn handig in de gaten te houden met hoeveel procent ervan gedaan is en hoeveel tijd er nog is om het af te ronden.

Daarnaast kun je het ook gebruiken om te zien hoeveel iemand gewerkt heeft. Echter is dit niet altijd ideaal, want vertrouwen in je personeel is erg belangrijk! Niemand houdt van micro-managers.

Monday.com

• Basis: Gratis
• Upgrade v.a. € 8 gebruiker/maand

Monday.com is een tool dat zich focust op workflows. De gratis versie laat slechts 2 gebruikers toe, dus is het al snel nodig om een betaalde versie te gebruiken.

Monday.com heeft veel verschillende templates voor werkborden, wat het makkelijk maakt om ermee te beginnen. Je kunt eenvoudig de status aangeven en welke prioriteit iets heeft, welk team eraan moet werken etc.

Nog een voordeel van deze tool: je kunt automatisering toepassen. Zo kun je bijvoorbeeld instellen dat al er een nieuwe e-mail binnenkomt, er automatisch een nieuw ticket aangemaakt wordt. Erg handig voor je klantenservice bijvoorbeeld!

2. Communicatie

Om in contact te blijven met je collega's heb je een communicatietool nodig. Het handigst is een chat-tool waarbij je ook kan videobellen.

Slack

• Basis: Gratis
• Upgrade v.a.: € 6,75 gebruiker/maand (bijv. voor groepsgesprekken nodig).

Slack is de meest gebruikte berichten-app voor bedrijven. Er zijn openbare kanalen (bv. voor het hele bedrijf of een team) en 1:1-gesprekskanalen.

Slack kan ook gebruikt worden voor telefoon- en videogesprekken voor 2 tot 15 personen, mits je de betaalde versie hebt. Je kunt het op je smartphone installeren om overal bereikbaar te zijn.

Microsoft Teams

• Basis: Gratis
• Upgrade v.a.: € 3,70 gebruiker/maand

Microsoft Teams is net als Slack een programma om berichten te verzenden. De gratis versie is al vrij volledig, waarbij je groepsvergaderingen tot 60 minuten met tot wel 100 deelnemers kan voeren. 

De integratie met Microsoft Office is een voordeel van dit programma.

De duurste versie van Microsoft Teams geeft je ook de mogelijkheid om een webinar te organiseren.

Documenten delen

Het is ook verstandig om je documenten op een goede plek te verzamelen en eventueel te delen. 

Google Drive

• Basis: Alleen voor persoonlijk gebruik (gratis)
• Upgrade v.a.: € 5,75 gebruiker/maand

Google Drive is een cloud-opslagdienst die 15 GB biedt, voor privédocumenten die je met je team deelt.

Met Drive kun je tekstdocumenten, presentaties en worksheets (soort Excel) maken in een cloud die vanaf elk apparaat toegankelijk is (log gewoon in op je Google-account).

Drive toont veranderingen in realtime, waardoor het een handig hulpmiddel is voor een gezamenlijk teamproject dat bijvoorbeeld thuis werkt.

Microsoft OneDrive

• Upgrade v.a.: € 4,70 gebruiker/maand

Vooral als je Microsoft Teams gebruikt, is Microsoft OneDrive een perfect programma voor je. Een duurdere variant (€ 5,60 gebruiker/maand) is namelijk inclusief Teams en de duurste (€ 11,70 gebruiker/maand) is inclusief de Office-apps, zoals Outlook, Word, Excel, PowerPoint etc. 

Net als bij Google Drive heeft Microsoft OneDrive de mogelijkheid om in realtime documenten samen aan te passen, zodat je weet wat de ander schrijft.

Kortom

Thuiswerken in smart working vereist discipline en motivatie. Daartegenover staat een werkomgeving die ontworpen is volgens je behoeften, ergonomisch en met een geplande structuur, en die de mogelijkheid biedt om efficiënt te werken.

Originele publicatie: 4 januari 2022
Datum update: 27 december 2023