Kansrijke trends voor betere interne communicatie

Wat is een veelvoorkomende oorzaak van het mislukken van nieuwe veranderingen in een bedrijf? Helaas is dat in de meeste gevallen gebrekkige communicatie. Het is echter belangrijker dan ooit om veranderingen succesvol te presenteren en iedereen aan boord te krijgen. Interne communicatie speelt hierbij een sleutelrol. Alleen als de redenen, doelstellingen en omstandigheden voor verandering vanaf het begin transparant zijn, kan iedereen uiteindelijk worden overtuigd van de waarde die transformaties opleveren.

Vandaag de dag is het van groot belang dat de interne communicatie voortdurend blijft evolueren en verbeteren. Onze manier van werken ziet er anders uit als vroeger. Dankzij technologische hulpmiddelen, globalisering en de gevolgen van COVID staan bedrijven voor veel nieuwe uitdagingen.

Succesvolle interne communicatie betekent gelukkige, effectieve, productieve werknemers die positief bijdragen aan de werknemerservaring; als je het verkeerd doet, kunnen werknemers verward, onproductief en niet betrokken raken bij bedrijfsinitiatieven.

In dit artikel duiken we in wat interne communicatie betekent, gaan we het hebben over de nieuwe trends wat betreft interne communicatie en geven we je de beste adviezen die je nodig hebt om succesvolle veranderingen in je organisatie te stimuleren.

Wat is interne communicatie?

Interne communicatie deelt informatie over het bedrijf, zodat werknemers hun werk goed kunnen doen. Het houdt mensen op de hoogte.

Het doel van interne communicatie is te zorgen voor een effectieve informatiestroom tussen de afdelingen en collega's van een organisatie. Dit geldt zowel omhoog als omlaag in de management-/werknemersketen. Het werkt ook tussen werknemers die in het bedrijf met elkaar omgaan.

Solide interne communicatie voedt de bedrijfscultuur en bouwt de betrokkenheid van werknemers op.

Soorten interne communicatie en de verschillende kanalen

De demografie van het personeelsbestand verandert voortdurend, wat de noodzaak van verschillende communicatiekanalen benadrukt. Waar werknemers ook werken en wat ze ook doen, er is een voordeel voor zowel interne communicatie op kantoor als op afstand.

Het delen van informatie kan mondeling, of elektronisch via systemen als het bedrijfsintranet. Het mooie van een intranet is dat het 24/7 beschikbaar is en dat werknemers er vanaf elke locatie met een internetverbinding toegang toe hebben.

Er zijn vijf belangrijke bronnen van interne communicatie:

• Management - die informatie verspreiden zoals strategieën, bedrijfsresultaten, interne en externe informatie en andere belangrijke algemene informatie.
• Team - tussen collega's die samenwerken om hetzelfde einddoel te bereiken.
• Face-to-face - het informeren van individuen over taken en situaties.
• Peer - informele chats tussen collega's om informatie te delen.
• Middelen - het intranet, e-mail, sociale media, messaging, videogesprekken, telefoon.

Elk van deze typen gebruikt een specifiek kanaal om het interne communicatiedoel te bereiken:

• Verbaal - het doorgeven van informatie via mond-tot-mondreclame.
• Elektronisch - de manier waarop de meeste informatie schriftelijk wordt gedeeld.
• Papier - een manier van communiceren met behulp van posters en afbeeldingen.
  
  

Waarom is het belangrijk voor je bedrijf?

Hier zijn 10 belangrijke redenen die het belang van interne communicatie benadrukken:

1. Verbetert de ervaring van werknemers

Organisaties kunnen interne communicatie gebruiken om de werknemerservaring te verbeteren. Dit helpt om werknemers te behouden, omdat werken voor een bedrijf dat om zijn mensen geeft een positieve boodschap uitzendt. Interne communicatie kan worden gebruikt om reclame te maken voor:

• Bedrijfsevenementen
• Lidmaatschap van een sportclub
• Gratis gezonde drankjes en snacks
• Etc.

Als niet iedereen op de hoogte is van deze voordelen, zullen ze er ook niet van kunnen profiteren. Daarom is de interne communicatie zowel zakelijk en in de vrije tijd belangrijk.

2. Verhoogt de betrokkenheid en productiviteit van werknemers

Begin de juiste gesprekken in je organisatie en breng leiders, partners en werknemers samen om zich te richten op interne strategieën die de betrokkenheid en productiviteit stimuleren. Werknemers moeten worden aangemoedigd om hun ideeën en meningen in te dienen. Hierdoor voelen ze zich gewaardeerd en gehoord, wat leidt tot betrokkenheid. Als werknemers actief betrokken zijn, zijn ze gemotiveerd om harder te werken en kwalitatief beter werk te leveren op het werk.

Dit soort gesprekken kunnen gemakkelijk worden opgezet via interne communicatieplatforms. Er zijn hiervoor geen lange tijd verspillende vergaderingen nodig.

3. Brengt mensen samen in moeilijke tijden

In tijden van crisis is interne communicatie een waardevol hulpmiddel. Snel en gemakkelijk kunnen communiceren met de juiste mensen in de organisatie kan stress verminderen en dingen gedaan krijgen.

Een ander voordeel van interne communicatie in een crisis is dat het geruchten kan verminderen. Niets verspreidt zich sneller dan kantoorroddels, en nauwkeurige communicatie van het management kan negatieve situaties voorkomen. Dit kan ook doorwerken in de externe communicatie, want de reputatie van een organisatie kan gemakkelijk beschadigd worden door geruchten die niet waar zijn.

4. Helpt bij het delen ven doelstellingen

Een van de beste manieren om de roadmap van je bedrijf te communiceren is door gebruik te maken van je interne communicatieplatform. Het geven van een overzicht en het uitleggen van je doelen via een consistente informatiestroom helpt medewerkers zich goed geïnformeerd te voelen en in staat om acties te ondernemen.

Een duidelijk stappenplan benadrukt ook de bedrijfsstrategie, zodat iedereen in een team of afdeling een gedefinieerd beeld heeft van waar de organisatie naartoe gaat. Het geeft één duidelijk referentiepunt dat de algemene doelstellingen samenvat. Deze duidelijkheid kan het vertrouwen bevorderen bij het nemen van beslissingen en het uitvoeren van rollen.

5. Bevordert de verspreiding van informatie

Een ander voordeel van interne communicatie is dat het de juiste boodschap bij de relevante mensen brengt. Moderne technologie betekent dat de meesten van ons op enig moment van de dag verbinding maken, vooral op het werk. Veel werknemers hebben toegang tot een bedrijfsintranet, waarmee ze verbinding kunnen maken wanneer het hun uitkomt en op de hoogte kunnen blijven van relevante mededelingen.

Effectieve interne communicatie zorgt er ook voor dat werknemers geen last hebben van een overdaad aan informatie. Het voorkomt dat ze urenlang e-mails, berichten en commentaren moeten versturen en lezen.

6. Bevordert het ondernemen van actie

Interne communicatie bevordert zowel interne als externe actie. Het kan bijvoorbeeld mensen toestemming geven om een taak uit te voeren, hen vragen te communiceren met leveranciers of meningen verzamelen via het aantal likes voor een nieuw product op een intranetpagina. Het kan enkele seconden duren om een stuk informatie duidelijk en effectief over te brengen.

Mensen zijn eerder geneigd te reageren als ze alleen maar op een knop hoeven te drukken, dan een lang antwoord te schrijven. Dit geldt vooral voor de jongere generaties, die zijn opgegroeid in het digitale tijdperk.

7. Maakt verandering mogelijk

Technologie veranderd snel. De concurrentie is hevig en bedrijven moeten de concurrentie voorblijven om succesvol te zijn. Waarom is interne communicatie in dit verband belangrijk? Omdat het bedrijven in staat stelt snel te reageren op klimatologische, ecologische en onverwachte situaties.

Sterke interne communicatie kan het verschil betekenen tussen een crisis afwenden of ondergaan.

Dit kan variëren van een detailhandel die de prijs van brood in elke winkel in de staat verlaagt om de concurrentie te evenaren, tot het waarschuwen van personeel in de reisbranche voor slecht weer. Sterke interne communicatie kan het verschil betekenen tussen een crisis afwenden of ondergaan.

8. Biedt mogelijke aandachtspunten

Interne communicatie kan worden gebruikt om teams op één lijn te brengen en te begeleiden bij het stellen van prioriteiten en het verdelen van inspanningen. Duidelijke interne communicatie in de werkomgeving zorgt ervoor dat werknemers zich bewust zijn van deadlines en tijdschema's kunnen opstellen om die te halen. Deze focus benadrukt ook hoe een kleiner project in het geheel past en waarom een specifieke deadline belangrijk is.

9. Biedt kansen voor het merk

Volgens Gartner Communications, "Worden werknemers die zich goed geïnformeerd voelen de meest geloofwaardige externe ambassadeurs van een bedrijf, terwijl ze de felste critici kunnen worden als ze dat niet doen."

Positieve externe communicatie is de sleutel tot het versterken van de reputatie van een organisatie. Wanneer werknemers over het bedrijf praten en informatie delen via sociale media worden zij pleitbezorgers. Deze vorm van brand-building kan het succes van een organisatie beïnvloeden en is het resultaat van duidelijke interne communicatie die werknemers aanmoedigt om informatie te delen.

10.   Helpt bij het oversteken van grenzen

Het belang van communicatie in het internationale bedrijfsleven is te zien in wereldwijde organisaties. Werknemers kunnen in verschillende tijdzones werken en slechts een beperkt venster hebben om videovergaderingen of telefoongesprekken te houden. Effectieve interne communicatie bevordert het begrip, vooral als mensen verschillende talen spreken.

Het is ook belangrijk om rekening te houden met de cultuur als je communiceert met collega's in een ander land. De toon van de communicatie moet eventuele culturele verschillen in werkhouding, gedrag en gewoonten respecteren.

5 trends voor succesvolle interne communicatie

1. Interne influencers

Met de geavanceerde technologische ontwikkeling en het feit dat sociale mediaplatforms een grote rol in ons leven gaan spelen, is influencer niet langer voor iedereen een vreemd begrip. Velen van ons zijn bekend met het begrip externe influencer, vooral bij marketing vanuit een zakelijk perspectief.   Interne influencers zijn relatief hetzelfde, ze hebben een andere doelgroep, maar streven hetzelfde doel na, namelijk de awareness en betrokkenheid vergroten. Interne influencers worden gezien als mensen die het vermogen hebben om gehoord en aardig gevonden te worden door andere collega's binnen het bedrijf. Ze moeten ook de specialiteit hebben op het gebied dat de organisatie nodig heeft en idealiter het onderwerp grondig begrijpen. Interne influencers worden van het grootste belang geacht voor een organisatie om medewerkers actief te betrekken bij het proces van interne communicatie en het bedrijfsidee duidelijk over te brengen. Het is belangrijk om werknemers als woordvoerders en influencers van het bedrijf te hebben, omdat zij kunnen bijdragen aan het ontwerpen van de bedrijfsstrategie.

2. Digitalisering

Technologie is een cruciaal onderdeel van elk bedrijf, niet alleen in de productie, maar ook in de communicatiemiddelen. Het gebruik van digitale media voor interne communicatie tussen verschillende onderdelen van een bedrijf nu bij veel organisaties een uiterst belangrijk kanaal. Tijdens de pandemie bijvoorbeeld hebben de meeste bedrijven in verschillende sectoren hun manier van communiceren en werken gedigitaliseerd. Dus in plaats van face-to-face vergaderingen maken ze gebruik van Teams, Zoom, GoogleMeets, intranet, social media platforms, etc. We zijn door het hoogtepunt van de pandemie heen, maar veel bedrijven werken nog steeds met het hybrid systeem, en digitaliseren nog steeds de communicatiemiddelen. Met deze trend is het belangrijk dat de organisatie zich richt op het aanpassen en optimaliseren van dit proces om werknemers te helpen met een duidelijke communicatiestroom.

3. Werknemerservaring

De trend van werknemerservaring is iets dat al een tijdje bestaat - het is iets dat niet elk bedrijf implementeert, maar wel cruciaal is voor je bedrijf. Mensen zijn het eigenlijke doel van communicatie; zij zijn het 'waarom?' dat het verhaal van toekomstig succes bepaalt. Dat erkennen en opkomen voor je mensen, met tastbaar inzicht om aan hun zeer persoonlijke verwachtingen te voldoen, is de sleutel tot het opbouwen van vertrouwen en betere werkplekken. En betere werkplek creëren, leidt tot hogere productiviteit, minder uitval van werknemers en een beter algeheel welzijn van de organisatie.

4. Beoordeling en bevordering van gendergelijkheid

Tegenwoordig willen we dat iedereen het gevoel heeft zichzelf te kunnen zijn. Als je deel uitmaakt van de LHBTIQ+ gemeenschap, willen we dat je je geaccepteerd en vrij voelt om jezelf te zijn. Maar ook in het bedrijfsleven is er nog steeds een verschil tussen mannelijke werknemers en vrouwelijke werknemers. Gendergelijkheid is noodzakelijk voor elke werkplek, want het is niet eerlijk dat vrouwen minder kansen, geld of vertrouwen krijgen. Ze zijn immers vrouw. Deze trend is belangrijk omdat het ervoor zorgt dat we in de gaten houden dat ook vrouwen in staat zijn een bedrijf te leiden of moeilijke beslissingen te nemen.

5. De werknemers van vandaag verwachten een leukere werkomgeving

De werknemers van vandaag zijn op zoek naar een leuke werkomgeving en een menselijke balans tussen werk en privéleven. Tegenwoordig ruilen werknemers hogere salarissen in voor extraatjes zoals flexibele werktijden. Organisaties die humor beheersen zullen gemakkelijker talent kunnen aantrekken en behouden. Lachen ontwapent mensen, vermindert stress, en biedt gedeelde momenten. Humor is een geweldige manier om mensen te betrekken, en net zoals grappige dingen viraal gaan, kun je berichten onder werknemers verspreiden via humor. Als je chatbot grappig is, zullen je klanten erover praten en als je intranet een hilarisch platform is of je menu's grappige aspecten hebben, zullen mensen eerder geneigd zijn het te bekijken en te gebruiken en dingen te delen. Deze trend kan bedrijven op alle niveaus ten goede komen. Als mensen meer lachen om hun werk of geloven dat hun werk(omgeving) leuk en spannend is, zijn ze geneigd harder te werken en zijn ze minder geneigd het bedrijf te verlaten en ergens anders te gaan werken.

Hoe kun je de interne communicatiestrategie van je bedrijf verbeteren?

Voor iedere organisatie, ongeacht de grootte, is het van belang een goed opgesteld intern communicatieplan te hebben. Nu we het gehad hebben over de betekenis van interne communicatie, waarom het van belang is voor je bedrijf en interne communicatie trends, is het tijd om te kijken hoe je de interne communicatiestrategie van jouw bedrijf verbeterd.

Hier zijn enkele belangrijke stappen die je moet doorlopen:

1. Analyseer de huidige situatie van je bedrijf - stel vast waar de communicatie al goed is en wat de verbeterpunten zijn.
   
   
2. Definieer communicatiedoelen en doelstellingen - wat zijn de voordelen van interne communicatie voor je bedrijf?
   
   
3. Identificeer je publiek en segmenteer - definieer groepen naar afdeling, locatie, vaardigheden, generatie, etc. Kies de categorieën die geschikt zijn voor je bedrijf.
   
   
4. Schets je kern missies - duidelijk, zodat iedereen ze begrijpt.
   
   
5. Specificeer je tactieken en communicatiekanalen - zoals Gmail, Slack, Trello, etc.
   
   
6. Maak een interne communicatiekalender - en houd die actueel.
   
   
7. Bepaal belangrijke prestatie-indicatoren voor het volgen van de resultaten - het meten van de effectiviteit van interne communicatie helpt bij het bepalen van verbeteringen op zowel korte als lange termijn.

Kortom

Je interne communicatie heeft een grote invloed op de productiviteit van werknemers, de werknemerservaring die je levert en de betrokkenheid van werknemers.

Het doel is om een interne communicatiestrategie op te zetten waarbij iedereen binnen de organisatie betrokken is: topmanagement, managers en werknemers. Hopelijk helpt dit artikel je daarbij.

Organisaties die beschikken over een solide interne communicatiestrategie zijn beter in staat om superieure gesprekken te voeren met werknemers over prestaties, ervaringen en betrokkenheid. En vergeet niet dat je geïnformeerde en betrokken medewerkers je beste merkambassadeurs zijn!