Run je webshop tijdens de vakantie - 3 oplossingen

Het internet is 24/7 open. Dus als je webshop niet alleen binnen kantooruren open is, zullen gebruikers niet alleen overdag, maar ook in het weekend en in het holst van de nacht shoppen. De bestellingen worden vervolgens tijdens de normale openingstijden verwerkt.

Maar wat als je als webwinkelier op vakantie wilt en een tijdje geen bestellingen kan verzenden en retouren kan verwerken?

📷 titelafbeelding: Shutterstock/AngieYeoh

Vraag iemand bij te springen

Ook webwinkeliers hebben vakantie nodig. Misschien zelfs wel harder dan wie dan ook, omdat ze er vaak alleen voor staan of hooguit beschikken over een klein team en persoonlijk zorg moeten dragen voor de bestellingen en klanten.

Het mooiste is het als de winkel gewoon kan blijven draaien terwijl de webwinkelier er een poosje tussenuit knijpt.

Maar dat kan alleen als je a. een zakenpartner of betrouwbare medewerker hebt die de dagelijkse werkzaamheden tijdelijk kan overnemen of b. alles volledig automatisch verloopt (bijv. omdat je e-books verkoopt of gebruikmaakt van dropshipping).

Als je een eenmanszaak runt en elk product handmatig verzendt, ligt het natuurlijk wat lastiger. Een andere optie is...

De webshop tijdelijk sluiten

Als je besluit je webwinkel te sluiten tijdens je afwezigheid (bijv. door offline te gaan), is het niet een kwestie van gewoon de server uitzetten, maar is het ook goed om zowel de zoekmachines als de gebruikers te laten weten dat de winkel tijdelijk dicht is. Dit kun je doen via HTTP503.

Dit is echter niet je beste optie. Als je niet bekend bent met alle ins en outs van webdesign, adviseren we je een expert in te schakelen.

Anders loop je namelijk het risico dat potentiële en bestaande klanten geïrriteerd raken omdat ze je website niet kunnen bezoeken.

Bovendien kan het ten koste gaan van je ranking als de server time-out niet goed werkt. Bij Google en aanverwante bedrijven kan bovendien de indruk ontstaan dat je winkel gesloten is met het risico dat ze de shop volledig uit de zoekresultaten filteren.

Daarom adviseren we webwinkeliers met vakantieplannen hun shop niet te sluiten of tijdelijk offline te halen. In plaats van de winkel volledig te sluiten kun je beter voor een tussenoplossing kiezen en je bezoekers melden dat je op vakantie bent (via een overlay of 302-doorgeleiding).

Maar ook daar kunnen je klanten geïrriteerd op reageren. Een elegantere oplossing is een call-to-action-knop integreren in de afwezigheidsmelding. Zo kun je wellicht zelfs nieuwe klanten trekken, omdat je de bezoekers in ruil voor bijvoorbeeld korting, een verloting of een weggevertje vraagt hun e-mailadres achter te laten.

Tip: Let op met retouren. Zorg dat je webshop op tijd gesloten is, zodat je retouren nog wel kan verwerken of bedenk hoe je dat verder afhandelt.

Houd je webshop open

Je winkel hoeft tijdens je afwezigheid niet volledig te sluiten. Integendeel, deze kan gewoon blijven draaien, op een kleine aanpassing na: geef langere levertijden op.

Voor veel winkeliers klinkt het openlaten van een eigen winkel en het verhogen van de levertijden verleidelijker dan het volledig sluiten van de webshop en het actief voorkomen van potentiële klanten om een aankoop te doen.

Er bestaat dus nog steeds de kans dat er ondanks je afwezigheid toch nieuwe bestellingen binnenkomen en dat de verkoop niet helemaal uitblijft.

Trusted Shops-jurist Madeleine Pilous geeft tips over tijdelijke levertijden: "Een opmerking over de gewijzigde levertijden op de homepage van je webshop alleen is niet voldoende, omdat dit niet per se door klanten wordt opgemerkt.

Bij het zoeken naar een specifiek product komen veel klanten direct via overzichts- of productpagina's een winkel binnen.

Om de klant transparant te informeren over je vakantie, is het raadzaam om op elke pagina van de winkel een duidelijk zichtbare mededeling te plaatsen. Dit zou zoiets kunnen zijn: Beste klant, houd er rekening mee dat wij met vakantie zijn van 18 juli t/m 31 juli 2022. Je bestellingen worden vanaf 1 augustus direct weer verwerkt."

Levertijden verlengen

Bovendien moeten de specificaties voor de leveringstermijn net zo worden verlengd. Als je een levertijd van 3 - 5 dagen opgeeft, dan moet je je daar ook aan houden. Als dit wegens vakantie niet mogelijk is, moet je de levertijd ook verlengen. De loutere vermelding van een afwezigheid is niet voldoende.

In plaats daarvan zou je over de langere levertijd als volgt kunnen informeren: 'Levertijd: 1 - 2 weken" of "Levering tussen 2 en 6 augustus 2024'.

In principe geldt: Je bent niet verplicht goederen onmiddellijk te verzenden, maar je moet wel transparante informatie geven over de levertijd en je er ook aan houden.

Zelfs als je duidelijk wijst op de ongewoon lange levertijden, bestaat het risico dat klanten geïrriteerd zijn en een slechte recensie achterlaten. Je kunt dit voorkomen door meteen vanaf het begin open te communiceren:

Laat het potentiële klanten tijdig weten

Of je nu besluit je winkel offline te halen of online te laten, om je bestaande klanten niet te beledigen, moet je ruim van tevoren meedelen dat je een paar dagen weg zult zijn.

Een snelle e‑mail aan je klanten schrijven vlak voor je op het vliegtuig naar de zon stapt is een mogelijkheid.

Het zou echter veel beter zijn als je je klanten tijdig op de hoogte brengt van je afwezigheid (en hen tegelijk een speciaal vakantiepakket aanbiedt).

Dus de eerste e‑mail zou een maand voor je vakantie gestuurd kunnen worden, de tweede een week ervoor, de derde de dag ervoor en de laatste e‑mail op de ochtend van de eerste dag van je vakantie.

Parallel daaraan kun je dit ook proactief communiceren op je social media-kanalen en in je winkel (via banner of pop-up).

Vergeet niet alle belangrijke data en informatie te vermelden, zodat bezoekers en klanten van je winkel in een oogopslag weten wanneer de normale gang van zaken weer hervat wordt.

Tip: In plaats van een onpersoonlijk bericht kun je een blogbericht schrijven waarin de belangrijke informatie staat, maar ook de reden voor de time-out en waar die naartoe gaat - transparantie maakt je sympathiek en kan de klantenbinding versterken.

Als je de post persoonlijk maakt, zijn potentiële bezoekers en klanten veel eerder geneigd je te vergeven voor het niet direct verwerken van bestellingen.

Kortom

Vakantie is een belangrijk recht, zowel voor je werknemers als jijzelf. Ook webwinkeliers kunnen prima op vakantie. Er zijn diverse mogelijkheden om je afwezigheid relatief probleemloos te laten verlopen.