Timemanagement (5 stappen) - Hoe word je efficiënter?

Webwinkeliers hebben het vaak druk. Nieuwe producten toevoegen, statistieken analyseren, vragen van klanten en medewerkers beantwoorden en duizend-en-een andere klusjes. Soms zitten er gewoon niet genoeg uren in een dag. Met dit artikel willen we je helpen meer voor elkaar te krijgen en je tijd productiever te besteden.

Sommige mensen lijkt het werk veel makkelijker af te gaan dan anderen. Wat is hun geheim? Diepgaand onderzoek heeft een constante factor opgeleverd: de planning van hun dag.

In plaats van je dag op je gevoel door te komen en je to-do lijstje van boven naar beneden af te werken, is het slimmer om structuur aan te brengen in je dag of zelfs de hele week.

Om na te gaan hoe chaotisch een dag kan zijn en hoeveel tijd je daarbij daadwerkelijk verliest, stelt timemanagement deskundige Lisa Quast een experimentje voor.

Leg een week lang vast wat je zoal doet op een gewone werkdag en hoeveel tijd elke bezigheid vergt. Het belangrijkste is natuurlijk dat je eerlijk bent tegenover jezelf. Dus registreer ook wanneer je Facebook checkt of een YouTube-filmpje bekijkt dat niets te maken heeft met je werk. Je zult ervan staan te kijken hoeveel uur per week je kwijt bent aan e-mail, Facebook en andere afleidingen.

Neem van mij aan - ook ik ben niet immuun voor afleiding. Terwijl ik dit artikel schrijf, heeft mijn mobieltje 12 keer getrild, telt mijn inbox 17 nieuwe e-mails en zijn er al drie collega's langsgekomen op kantoor.

Klinkt bekend?

Mensen die veel op computers (en internet) werken zijn gevoeliger voor afleiding en vaker geneigd hun taak van dat moment uit te stellen. Als je je doelen wilt bereiken en hogere omzetcijfers wilt zien aan het eind van de maand, scheelt het echt als je je dagen plant.

Gelukkig is timemanagement met een beetje discipline prima te doen. Dat kun je in 5 stappen voor elkaar krijgen:

1. Zoek uit welke taken/afleidingen de meeste tijd kosten

Het experimentje van hierboven kan een echte eyeopener zijn. Leg een week lang vast wat je zoal doet op een gewone werkdag en hoeveel tijd elke bezigheid vergt. Analyseer de resultaten en ga na waar/hoe je productiever zou kunnen zijn.

2. Plan je week

Eens per week 20 minuten reserveren voor de planning kan je veel efficiënter maken. Schrijf op wat je wanneer moet doen en wanneer het af moet zijn. Zo zie je snel op welke dag je welke taak wilt doen.

3. Stel prioriteiten

Sommige taken zijn belangrijker dan andere, sommige kunnen worden uitgesteld en andere moeten zo snel mogelijk worden afgehandeld. Zet de taken van de week in volgorde van belangrijkheid.

Zo zie je meteen wat echt prioriteit heeft.

4. Reserveer tijd

Voor taken en projecten met weinig, gemiddelde en vooral grote prioriteit moet je voldoende vaste tijd in je agenda reserveren zodat je ongestoord kunt doorwerken.

Als je nog maar net begonnen bent met gestructureerd timemanagement kan het gebeuren dat je te weinig of te veel tijd hebt uitgetrokken voor al die taken. Laat je niet uit het veld slaan - dat is normaal. Na een paar weken plannen krijg je beter in de vingers hoe lang sommige taken vergen en gaat het plannen je steeds makkelijker af.

5. Plan e-mailtijd

De gemiddelde kantoormedewerker ontvangt en verzendt ongeveer 120 e-mails per dag.

E-mails komen altijd op de slechtst mogelijke momenten binnen, toch? Ze verstoren je werkritme en nemen veel tijd in beslag.

Dus in plaats van je door elk e-mailtje te laten afhouden van belangrijker zaken, adviseren deskundigen je een vaste tijd te reserveren voor het beantwoorden van e-mails. Zo werk je efficiënter en laat je je niet door relatief onbelangrijke e-mails afleiden van je projecten met een hogere prioriteit.

Conclusie

Hoe gedisciplineerder je wordt als het gaat om timemanagement, hoe makkelijker het wordt om je werkzaamheden te managen. Nu hoef je je nooit meer af te vragen hoe je werkweek wordt: dat weet je namelijk al!