E-commerce-recruiting: wanneer je iemand moet aannemen

Veel webwinkels beginnen als een eenmansshow en ontwikkelen zich langzaam tot een imperium. Maar wanneer moeten retailers van deze eenmanszaken nadenken over het aannemen van meer mensen en welke functie moet dan als eerste worden bekleed?

Waarom heb ik een medewerker nodig?

Als je te snel al iemand inhuurt, kan je bedrijf geldproblemen krijgen. Als je te laat huurt, mis je het cruciale moment en kan de groei in verkopen stil blijven staan. Een lastige keuze dus.

Als je in je eentje een online winkel bent begonnen, ben je gewend om alles zelf te doen. Het ontwerp, de marketing, het verzenden, de klantenservice en alles wat erbij komt kijken. Op een gegeven moment bereikt iedereen z’n grenzen en moet je beslissen: een burn-out of taken overdragen?

Het antwoord zou vanzelfsprekend moeten zijn.

Het andere uiterste zijn de winkeleigenaren die zo snel mogelijk zoveel mogelijk taken willen uitbesteden. Zoals alles in het leven is er niet één correct antwoord voor alle webshops. De beide uitersten zijn niet aan te raden omdat…

… een winkeleigenaar op z’n minst oppervlakkig moet weten hoe alles werkt en moet meer kennis hebben, maar ook…
… taken en verantwoordelijkheden kunnen delegeren zodat de winkel kan blijven groeien.

De vraag óf iemand aangenomen moet worden, is zelden de enige vraag. Zodra je als winkeleigenaar nadenkt over het aannemen van personeel, komen er meer vragen op.

Wat als ik de verkeerde persoon aanneem?
Wat als mijn medewerker incompetent is?
Wat gebeurt er als de werknemer na korte tijd ontslag neemt?
Wat als ik een slechte baas ben?
Heb ik de hulp wel echt nodig?

Onthoud: er is geen perfect moment.

Volgens entrepreneur en online marketing expert Neil Patel zijn er toch situaties waarin het verstandig is om je team (nog) niet uit te breiden:

Uit wanhoop. Het in dienst nemen en hebben van een werknemer kan stress met zich meebrengen. Er zijn taken waar je niet meer aan toekomt en een capabele werknemer zou de perfecte oplossing zijn. Haastig gespoed is zelden goed!
De taken zijn onduidelijk. Je hebt de beslissing genomen om iemand aan te nemen, maar je weet niet precies wat diegene moet gaan doen. Het is raadzaam om eerst goed na te denken over voor welke taken je iemand wilt aannemen. Dit helpt zowel de medewerker die je wilt aannemen, als jouzelf.

De eerste de beste wordt aangenomen. Het kan natuurlijk altijd zo zijn dat de eerste sollicitant de perfecte is en dat diegene je verkopen snel laat stijgen. De wonderen zijn de wereld nog niet uit! Dit is echter de uitzondering en niet de regel. Neem de tijd om verschillende kandidaten te spreken, zodat je de juiste persoon kunt aannemen.

Werknemers zijn er namelijk om meer geld binnen te halen of om geld te besparen. Als jij ervan overtuigd bent dat een medewerker één van deze twee taken kan uitvoeren, kun je diegene met een gerust hart aannemen.

Aan het begin van je online carrière ligt de focus op verkoop, want als je geen geld verdient, kun je ook niet besparen. Zodra je een acceptabele cashflow hebt, kun je een medewerker inhuren die helpt minder geld te verliezen of het geld verstandiger te gebruiken.

Wanneer is het juiste moment een medewerker aan te nemen?

Het juiste moment om iemand aan te nemen is wanneer je een duidelijk beeld hebt wat de taken worden van je werknemer en je winkel heeft het potentieel om meer te verkopen.

Hoe duidelijker je bent in het omschrijven van de taken, hoe eerder je de juiste persoon voor jouw webshop zult vinden. In de advertentie is het verstandig om dit duidelijk te formuleren. Dus niet: “Webdesigner gezocht voor online winkel” (dat is slechts een titel) maar:

“Webwinkel.nl is op zoek naar een webdesigner. Geavanceerde kennis van HTML en Python zijn vereist. Ervaring met Wordpress en WooCommerce is een pré”.

Zodra je alle eisen op een rijtje hebt en hebt vastgesteld dat een werknemer goed zal zijn voor jouw winkel, kun je de zoektocht beginnen.

Wie moet ik inhuren?

Zodra je een nieuwe baan hebt gecreëerd, hoe je deze alleen nog maar in te vullen. Dit is echter vaak een ingewikkelde opdracht.

Denk goed na: zijn de taken duidelijk omschreven? Zijn er genoeg taken of niet? Is het een fulltime baan of een parttime baan? Past de sollicitant bij mijn winkel?

Dit zijn allemaal vragen die beantwoord moeten worden.

Tip: Om te zien of je echt iemand in dienst nodig hebt, kun je een freelancer inhuren die de taken (gedeeltelijk) op zich neemt. Of je diegene per uur inhuurt of op projectbasis, ligt aan de functie.

Op deze manier kun je de bovenstaande vragen beantwoorden zonder gelijk vast te zitten aan wettelijke eisen. Ook krijg je een idee over hoe de functie er precies uitziet, wat je er nog aan dient te verduidelijken en raak je gewend aan het sollicitatieproces.

Als de functie zich heeft bewezen, kun je op zoek naar iemand om eventueel vast in dienst te nemen.

Waar vind ik iemand?

Je kunt eerst kijken bij online vacaturesites zoals Monsterboard, Nationale Vacaturebank of Werk.nl voor Nederland, of voor België de jobsites Indeed, Stepstone of Jobat. Er zijn nog veel meer te vinden via Google natuurlijk!

Marco Garbrecht, hoofd van Recruiting bij Trusted Shops, heeft nog drie goede locaties waar je iemand kan vinden:

Facebook-groepen! Of je op zoek bent naar iemand voor SEO, design, AdWords, of e-mailmarketing. Tegenwoordig is voor elk vak ten minste één goede Facebook-groep, waar je experts kunt vinden.

Als je een gevoel wilt krijgen voor de functie, de mensen die hierin werken en het vakgebied zelf, is het zeker aan te raden om je bij zo’n groep aan te sluiten. Je kunt daar ook gerust vragen stellen zoals:

Waar moet ik op letten als ik iemand uit de branche wil aannemen?
LinkedIn. De website is vooral in Nederlandstalige landen erg populair. Je kunt daar advertenties plaatsen, rondkijken of je vrienden iemand weten die nog op zoek is naar een baan, maar je kunt je ook aanmelden voor netwerken, zoals bij de Facebook-groepen. LinkedIn is volledig gericht op netwerken op banengebied en de profielen van de leden dienen als een soort CV. Als de sollicitanten dan ook een uitgebreid profiel hebben, kun je veel duidelijker zien of zij bij jouw winkel passen.

Lees ook ons artikel over LinkedIn-marketing zonder te betalen.
Bijeenkomsten! In het echte leven zijn er misschien minder bijeenkomsten, maar je kunt altijd kijken of er online bijeenkomsten zijn en anders is deze tip ook vooral na de coronacrisis een goede.

Vooral in de grote steden zijn er regelmatig evenementen waar experts bij elkaar komen om ideeën uit te wisselen. Hier kun je vragen stellen en veel leren.

Om te Googlen kun je het beste zoeken op deze manier: Specialiteit + Stad + “Meet up”.

Dus bijvoorbeeld: Wordpress Utrecht Meetup.