Digitale beurzen: zo haal je alles eruit

Digitale beurzen schieten als paddestoelen de grond uit. Maar hoe kun je hier het meeste uithalen?

In 2019 werden er in Nederland 162 vakbeurzen gehouden, waarop duizenden exposanten en meer dan 1,5 miljoen bezoekers samenkwamen (bron: Beurzen Monitor door Respons). 

Als centraal element in marketing brengen vakbeurzen gelijkgestemden van over de hele wereld bij elkaar en maken het mogelijk nieuwe trends te ontdekken en waardevolle contacten te leggen.

Maar sinds maart 2020 staat de beurssector voor een ongekende uitdaging. De contactbeperkingen die zijn ingevoerd als gevolg van het coronavirus hebben geleid tot talrijke annuleringen van beurzen en evenementen in Nederland, België en Europa.

Velen van hen zijn al ver naar volgend jaar uitgesteld of zullen puur online plaatsvinden.

Wil je jezelf als bedrijf blijven presenteren, leads genereren en innovaties uit de eerste hand ervaren?

Dan moet u deel uitmaken van een virtuele beurs en het buitengewone potentieel ervan benutten!

In dit artikel leer je over de kansen en risico's van digitale beurzen en hoe je je optimaal kunt voorbereiden op deelname.

Voordelen van een digitale beurs

Voor velen klinkt dit in eerste instantie vreemd en helemaal niet klant- en mensgericht. Maar laat dit je niet misleiden! Online beurzen hebben namelijk veel parallellen met de klassieke beurs en bieden als modern alternatief een aantal doorslaggevende voordelen.

1. Onbeperkt bereik

In tegenstelling tot conventionele beurspresentaties bieden virtuele beurzen je een onbeperkt bereik. Bezoekers van over de hele wereld kunnen snel en eenvoudig contact met je opnemen zonder fysiek aanwezig te zijn.

Afhankelijk van welke tool door de organisator wordt gebruikt, kunnen tot 15.000 deelnemers de virtuele beurs bezoeken.

De netwerkmogelijkheden die virtuele beurzen bieden, worden hieronder beschreven.

2. Kosten- en tijdsbesparing

Virtuele beurzen zijn onafhankelijk van tijd en locatie. Voor jou als exposant betekent dit dat alle kosten voor op- en afbouw van de beursstand en andere kosten in verband met de deelname zijn uitgesloten. Bovendien worden de tijdcapaciteiten van jouw medewerkers enorm bespaard.

Afhankelijk van de beurs-tool kan je ook veel eenvoudiger video's of digitale brochures integreren in je virtuele beursstand dan op een fysieke beurs mogelijk zou zijn geweest.

Maar ook de bezoekers profiteren van de tijds- en kosten-factor. Er zijn geen reistijden en -kosten en ook geen kosten voor accommodatie en maaltijden. De inspanning die nodig is voor deelname aan de beurs wordt zo tot een minimum beperkt.

3. Go Green!

Virtuele evenementen zijn niet alleen een goedkoop maar ook een milieuvriendelijk alternatief. De eliminatie van reisactiviteiten en logistieke transporten vermindert de CO2-belasting van het milieu aanzienlijk.

Gebruik dit voordeel en positioneer jezelf als een milieubewust bedrijf.

4. Permanente beschikbaarheid van informatie

Video's, whitepapers en ander informatiemateriaal kunnen eenvoudig online worden gearchiveerd en 24/7 beschikbaar worden gesteld aan bezoekers. Dit geeft je de mogelijkheid om presentaties te zien die je hebt gemist vanwege tijdsoverlappingen of afspraken, of zelfs tijdsverschil.

Of alle informatie en presentaties na de beurs nog beschikbaar zijn, hangt af van de door de organisator gebruikte tool.

Wist je dat wij ook allerlei whitepapers hebben geschreven?

Download onze gratis whitepapers en checklists over e-commerce, SEO en nog veel meer!

5. Visualisatie van individuele gebeurtenissen

Succesvolle communicatie en interactie tussen jou en je klanten staat centraal op de virtuele beurs. Dankzij de uitgebreide mogelijkheden voor event-visualisatie kan je een volledig nieuwe en unieke ervaring van product en bedrijf creëren voor je klant.

Wat dacht je van een online consultatie via chatfunctie (via tekst of video), een 5D audio-visualisatie of een virtuele vergadering via online avatar? De mogelijkheden zijn hier vrijwel onbeperkt.

De presentatie van de beurs en virtuele stands kan echter variëren binnen verschillende platformen voor online beurzen. Van pure tekstbeschrijvingen van de hal, stands en producten, tot inloop virtuele 3D-omgevingen met interactieve productpresentaties, er is van alles mogelijk.

Onze ervaring

Vanwege de COVID-19-pandemie hebben wij als Trusted Shops dit jaar al aan verschillende online beurzen deelgenomen.

De volgende GIF toont onze stand op de Spaanse beurs Ecommerce Tour Virtual.

Binnen deze 3D-beurs konden de bezoekers van tevoren een eigen avatar-figuur creëren, waarmee ze zich tijdens de beurs konden verplaatsen en de mogelijkheid hadden om stands en lezingen te bezoeken.

Deze avatar biedt enerzijds entertainmentwaarde voor de bezoekers, maar biedt anderzijds ook een belangrijke branding mogelijkheid voor je bedrijf.

Laten we ons nu richten op de vraag welke mogelijkheden een virtuele beurs biedt om met elkaar in contact te komen.

Zoals gezegd creëren beurzen belangrijke voorwaarden voor de communicatie tussen bedrijven, leveranciers en klanten, om onder andere waardevolle contacten te leggen en leads te genereren.

Het internet als medium van een virtueel evenement biedt verschillende mogelijkheden om de synchrone communicatie van een fysieke beurs aan te passen. Zo is er bijvoorbeeld de live chatfunctie met experts, videoconferenties en de reeds genoemde virtuele 3D-wereld met avatars, die de virtuele tegenhanger van de eigen persoon vertegenwoordigt.

Bij Ecommerce Virtual was er ook de mogelijkheid om de contactgegevens van de andere avatars op te vragen en via een privéchat in gesprek te komen. Hierdoor was het mogelijk om op elk moment (en op elke plaats) te netwerken.

Sommige online beurzen bieden de "pre-filtering" functie, waarbij alle bezoekers de mogelijkheid hebben om een contactlijst (namen, bedrijven & functietitels) op te vragen en deze te filteren op hun interesses.

In tegenstelling tot fysieke beurzen is dit een grote kans om tijd te besparen die anders verloren zou zijn gegaan in onnodige gesprekken.

De volgende foto toont de filtermogelijkheden op het Web Marketing Festival 2020 in Italië.

Risico's

Natuurlijk moet in dit verband ook worden vermeld welke risico's een online beurs met zich meebrengt in tegenstelling tot de klassieke beurs.

Het is waar dat de live chat een ander gevoel brengt, dan wanneer je op een fysieke beurs communiceert.

Dit kan het opbouwen van vertrouwen en het onderhouden van zakelijke relaties bemoeilijken. Afleidingen als gevolg van het feit dat het evenement wordt bijgewoond vanaf een willekeurige locatie worden toegevoegd als storende factoren (bijv. mobiele telefoons, onderbrekingen, kinderen, etc.)

Een fysieke beurs geeft altijd een directe terugkoppeling. Virtuele beurzen maken echter een einde aan de directe klantreacties en face-to-face interacties tussen standbemanning en klanten die anders zo belangrijk zijn. Als gevolg daarvan krijgen bedrijven minder feedback over de producten die zij aanbieden.

Op elke beurs kom je ander bezoekersgedrag tegen.

Er wordt onderscheid gemaakt tussen bezoekers die actief of passief naar informatie zoeken. De actieve informatiezoeker wordt meestal gekenmerkt door een bijzonder intensieve voorbereiding van het bezoek aan de beurs en vindt zijn weg in een virtuele beurs waar een actieve zoektocht naar informatie door de klanten belangrijk is.

De passieve bezoekers zijn de zogenaamde beurswandelaars. Deze beurswandelaars komen meer toevallig in contact met andere mensen, vandaar dat we ook spreken over willekeurige netwerken. Omdat virtuele beurzen echter geen toevallige ontmoetingen toestaan, zullen de beursbezoekers hun weg niet gemakkelijk vinden.

Overweeg je deel te nemen aan een virtuele beurs? Dan moet je zeker aandacht besteden aan het volgende.

Online beurzen brengen de meest uiteenlopende concepten en kenmerken met zich mee. Terwijl sommigen zich richten op klassieke lezingen en presentaties, richten anderen zich op netwerken en de uitwisseling tussen bezoekers. Kies een beursformaat dat past bij jouw wensen.

Zorg ervoor dat je op voorhand een goed overzicht krijgt van de verschillende exposanten. Een beurscatalogus of de exposantenlijst op de beurshomepage kan je helpen.

Vergeet niet dat er naast betaalde online beurzen ook gratis aanbiedingen zijn. Terwijl betaalbare beurzen overtuigen door de kwaliteit van hun contacten, genereren gratis beurzen meestal een zeer grote dekking.

Heb je een beurs gevonden die aan je wensen voldoet? Zorg dan voor een snelle en vooral stabiele internetverbinding op tijd. Een te lage internetsnelheid kan de verspreiding van multimedia en het downloaden van extra materiaal beperken.

Hoe wordt mijn virtuele beursbezoek succesvol?

Een fysieke beurs is natuurlijk net wat anders dan een virtuele beurs, maar wellicht kan onze gratis checklist ook bij digitale evenementen helpen. Download hem via de onderstaande knop.

Deze checklist maakt je virtuele beursbezoek tot een compleet succes:

Voor de beurs

• Krijg een overzicht van de beurs (beursstands, data, belangrijke lezingen etc.).
  
  
• Afspraken, lezingen en vergaderingen inplannen.
  
  
• Zorg voor de functionaliteit van internet en apparatuur (bijv. webcam, koptelefoon).
  
  
• Maak jezelf vertrouwd met het online platform en je eigen apparatuur.
  
  
• Elimineer storende factoren.
  
  
• Update je Xing en LinkedIn profiel als een digitaal visitekaartje.
  
  
• Bereid een elevator-pitch voor (ca. 30 seconden).

Tijdens de beurs

• Maak een checklist met alle belangrijke exposanten en data.
  
  
• Verschijn op tijd voor afspraken.
  
  
• Houd je werkuitrusting (notitieboekje & potlood) klaar.
  
  
• Zorg voor catering. Je wilt niet tijdens de beurs erachter komen dat je geen eten of drinken hebt. Geen tijd voor de supermarkt!

Belangrijk: Voor velen is een virtueel bezoek aan de beurs een compleet nieuwe en ongewone ervaring. Maak je daar geen zorgen over en probeer actief mensen te benaderen, contacten te leggen en te netwerken. Je hebt niks te verliezen, je kunt alleen maar iets winnen!

Na de beurs

• Follow up. Hiermee bedoelen we het leggen en onderhouden van contacten.
  
  
• Noteer successen. Was het evenement de moeite waard? Wat neem je mee voor de toekomst?

Kortom

Een digitale beurs heeft zowel voordelen als nadelen, net zoals een fysieke beurs dat heeft. Het grootste verschil is dat de digitale edities nog in de kinderschoenen staan en iedereen nog een weg probeert te vinden hierin. 

Gebruik onze tips om je voor te bereiden en leer van je eigen ervaringen.